谈核算中心电算化会计信息系统的建设

会计集中核算制是指财政部门成立核算中心，在行政事业单位资金所有权、使用权、财务自主权不变的前提下，取消单位的银行账户、会计和出纳，通过委托会计代理记账，对单位集中办理会计核算和实行会计监督，融会计核算、监督、服务于一体的会计委派制的改革形式。会计集中核算制的实质在于，以会计集中核算为核心，以会计人员管理体制改革为最终目的，从而引起会计工作的一系列改革。


一、建立核算中心电算化会计信息系统的必要性


１．核算中心的会计服务功能要求核算中心必须建立电算化会计信息系统。核算中心的会计服务功能包括资金结算、会计核算、财务管理等。其功能是否能够顺利、方便、高效地实现，其服务的效率和质量是否比分散式管理有更大的提高，都要依靠先进、完善的电算化会计信息系统来提供有力的支持。


２．核算中心的监督功能要求核算中心必须建立电算化会计信息系统。核算中心成立后，在会计监督方面必须解决以下两个问题：一是众多单位会计集中核算后，如何有效地实施预算控制和资金控制，为今后实施部门预算和国库集中收付奠定良好的基础；二是会计核算中心的权力非常集中，如何加强内部的监督和控制，降低和减少核算中心的内部管理风险（特别是领导的管理风险），防止产生新的问题。解决这两个问题，仅仅依靠制度是无法解决的，必须借助于完善的会计软件，通过制度与程序控制相结合的方法来解决。


二、构建核算中心电算化会计信息系统


核算中心电算化会计信息系统的建设，大致分为以下四个步骤，即电算化会计信息系统的硬件配置、会计软件配置、制度建设和人员培训。


１．硬件配置。核算中心电算化会计信息系统应采用网络系统，这是由核算中心的以下特点决定的：①核算单位众多，如果采用单用户版会计软件，则每台计算机都需购买一套会计软件，这将导致软件购置费用过高。而如采用网络版会计软件，则只需根据需要增加工作站点数，可节约大量资金。②在网络版会计软件中，不管建立了多少账套，其数据都是集中存放在服务器中的，便于数据备份与管理。同时，网络版会计软件，大多采用ＳＹＢＡＳＥ、ＳＱＬ、ＳＥＲＶＥＲ等大型数据库，结合网络控制与管理，可以大大提高数据的安全性，保证核算中心的正常运行。③核算中心工作量较大，同时操作一个账套最少需要两个人以上，如果使用单用户版会计软件，将无法顺利开展工作。④由于基层单位的会计数据均存放在核算中心，基层领导不能随时掌握本单位财务状况。如采用网络系统，就可以在保证数据安全的前提下，为基层单位领导开通网络远程查询系统，以便基层单位领导及时了解单位财务状况。⑤采用网络系统便于与其他系统链接，如国库支付、工资统发等系统，以最终达到财政部提出的建设政府财政管理信息系统的目标。


２．会计软件配置。由于核算中心只用到最基本的预算控制、账务处理、报表、工资、固定资产等模块，这些模块经过多年的使用与开发，都较为成熟，可供选择的较多。同时，随着核算中心工作的展开，许多公司开发了相应的核算中心软件。因此构建时需要对会计软件作出选择。不管选用哪家公司的软件，都要认真考虑以下问题：①已有资源。目前，大部分行政事业单位都已建立了电算化会计信息系统，由于行政事业单位业务量通常不大，因此大都购买的是单用户版会计软件。如果基层单位普遍使用同一家公司的会计软件，可以考虑与该公司协商，以单位退回多套单用户版会计软件，换取购买网络版会计软件的优惠，以免造成原有投资的闲置。②使用习惯。核算中心的会计人员，通常是从被管辖的基层单位抽调上来的，这些会计人员原来使用何种会计软件，即软件的使用习惯，也是选择会计软件时需要考虑的问题。因为核算中心成立后将马上开始工作，不可能安排较长时间的培训，如果选择的软件与核算中心大多数会计人员原来使用的软件相同，则可使会计人员尽快进入工作状态。③选择基于Ｂ／Ｓ结构的网络版会计软件。一方面可以减少客户机端的维护工作量，从理论上来说，客户机只要安装好ＷＩＮＤＯＷＳ系统，配置好网络，上网就能运行会计软件，大大减少了由于客户机端系统故障造成的工作延误；另一方面可以通过互联网支持基层单位领导远程查询，便于核算中心与基层单位的信息交流。


３．制度建设。由于核算中心电算化会计信息系统集中存放着多家基层单位的会计数据，使得原来分散的会计数据风险高度集中化，因此建立完善的会计电算化制度显得尤为重要。①由于核算中心电算化会计信息系统采用网络结构，同时拥有服务器和工作站点数较多，因此必须设立专职的系统管理员，同时兼任系统维护员以确保整个系统的正常运行。②由于系统采用网络结构，使得计算机病毒通过网络大规模传播成为可能，因此必须制定完善的计算机管理制度，规范核算中心计算机的使用。③认真做好会计数据备份和电子档案保管工作，由于数据集中存放且数据量大，应每天做好当日备份，一式三份，分别存放在不同地点，月末、年末应将数据资料刻录成光盘，按照相关规定妥善保管。④做好电算化会计信息系统灾难恢复预案，一旦发生如服务器硬件损坏、网络设备硬件损坏、计算机病毒破坏硬盘数据等情况，可以根据预案，以最快速度使系统运行恢复正常，以免影响核算中心的正常工作。


４．人员培训。虽然各地核算中心成立时，都是从基层单位抽调业务较好的会计人员到核算中心任职，但由于工作内容和模式都有了新的变化，同时使用的会计软件也有所不同，因此进行人员培训是必要的。①核算中心开始运作前，结合各单位账套的初始化，应邀请销售会计软件的公司对核算中心会计人员进行短期的集中培训，使其掌握新软件的使用方法。②以后各年度应结合会计人员的继续教育，有步骤地对核算中心会计人员进行轮流培训，进一步提高他们运用会计软件的能力。

三、建立核算中心电算化会计信息系统需注意的问题


１．系统的适用性。通过认真分析研究，在硬件、软件配置上结合核算中心的实际情况，选择合适的设备与软件，尤其是软件，一定要适合和支持核算中心所采用的会计处理流程和账务处理方式。如核算中心只采用单一账套制，即以核算中心作为核算主体设立一个账套，则对会计软件可同时开设的账套数要求不高；如采用单位账套制，即为每个核算单位单独设立一个账套，则要考虑到会计软件能同时开设的账套数必须满足核算中心现在和将来的需要。


２．系统的安全性、可靠性。安全性是指核算中心电算化会计信息系统防止会计信息被泄漏和破坏的能力。可靠性是指核算中心电算化会计信息系统防错、查错、纠错的能力，即防止会计工作中产生不正确会计信息的能力。在硬件建设中，主要考虑服务器的可靠性，最好采用双机容错系统；在软件建设中，主要考虑会计软件的数据安全性，最好选择以大型数据库为后台支撑的系统。


３．先进性与扩展性。先进性是指该系统在同类产品中的先进程度，包括硬件设备与软件系统。技术的先进性往往是扩展性的保证。核算中心的软硬件系统应能保证两年后系统不落伍，且能适应核算中心未来发展的需要，具有良好的扩展性。因此在期初规划时，应在办公场地、网络设备接口、服务器负荷、工作站点数等方面都留有余地，以免将来业务扩大，系统无法扩展。F